Client Rights/Derechos del Cliente

Client Rights/Derechos del Cliente

Client Rights, Protected Health Information, Client Responsibilities, Hours of Operation, Involuntary Discharge, Filing a Complaint, and Consent

Basic Rights and Expectations

When you receive services from El Paso Center for Children you have the right to:

  • Receive high-quality service.
  • Be treated with respect and courtesy and free from abuse, neglect, and exploitation.
  • Receive service in offices that are safe, clean, and welcoming.
  • Get information and support to help you make decisions to improve your situation.
  • Participate in all service decisions and request a review of your care, treatment, and service plan.
  • Be served without discrimination.
  • Receive services in a manner that is non-coercive and that protects your right to self-determination.
  • Consistent enforcement of program rules and expectations.
  • Receive services that are respectful of, and responsive to, cultural and linguistic differences.
  • Refuse any service or treatment, unless mandated by law or court order (if applicable) and be informed about the consequences of such refusal, which can include discharge.
  • Have our program/service adapted, as appropriate and reasonable, to accommodate visual, auditory, linguistic, and motor abilities.

Rights Specifically Regarding Protected Health Information, (

Get an electronic or paper copy of your medical record

  • You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. Ask us how to do this.
  • We will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.

Ask us to correct your medical record: You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Ask us how to do this. We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.

Request confidential communications: You can ask us to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address. We will say “yes” to all reasonable requests.

Ask us to limit what we use or share

  • You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations. We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would affect your care.

Get a list of those with whom we’ve shared information

  • You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.
  • We will include all the disclosures except for those about treatment, billing to funding sources, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.

Get a copy of this privacy notice: You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.

Choose someone to act for you: If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information. We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.

File a complaint if you feel your privacy rights have been violated

  • You can complain if you feel we have violated your privacy rights by contacting the Human Resources Manager – see information below.
  • You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting
  • We will not retaliate against you for filing a complaint.

For certain health information, you can tell us your choices about what we share.

  • If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions. In these cases, you have both the right and choice to tell us to: Share information with your family, close friends, or others involved in your care; Share information in a disaster relief situation; Include your information in a hospital directory. If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.
  • Most sharing of psychotherapy notes is done only with your written permission.
  • We may contact you for fundraising efforts, but you can tell us not to contact you again.

How do we typically use or share your health information? 

  • We can use your health information and share it with other professionals who are treating you.
  • We can use and share your health information to run our programs, improve your care, and contact you when necessary.
  • We can use and share your health information to bill and get payment from health plans or other entities.
  • We are allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. For more information see:
    • Help with public health and safety issues, such as: Preventing disease, Helping with product recalls, Reporting adverse reactions to medications, Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence, Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety, conducting research.
    • We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law.
    • Respond to organ and tissue donation requests from organ procurement organizations.
    • Work with a medical examiner or funeral director when an individual dies.
    • We can use or share health information about you: a) For workers’ compensation claims, b) For law enforcement purposes or with a law enforcement official, c) With health oversight agencies for activities authorized by law, d) For special government functions such as military, national security, and presidential protective services.
    • We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.

Our Responsibilities

  • We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
  • We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
  • We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
  • We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.

Client Responsibilities

As a client of the Center for Children, you have the following responsibilities.  This is what we ask from you:

  • Treat the staff and others at El Paso Center for Children with courtesy and respect
  • Let El Paso Center for Children know 24 hours before if you cannot come to an appointment.
  • Provide honest, accurate and complete information, to the best of your ability, so the services you receive can be tailored to meet your needs.
  • Participate in creating and reviewing your treatment/service plan, if applicable.
  • Let us know of any change in your living situation, address or phone number.
  • Be available for a follow-up call within 90 days of ending services so we can get your feedback on your welfare and our services.
  • Immediately inform staff if you have any concerns or problems with the service you or your children are receiving. You are encouraged to contact the supervisor of the program you are participating in if you have any concerns which are not addressed to your satisfaction.


In general, staff can be reached at the Center for Children between 9:00 a.m. and Noon and between 1:00 p.m. and 5:00 p.m.   However, many staff members provide on-call and other services during non-traditional hours of operation.   Business cards have the mobile numbers and e-mail addresses for team members and we encourage you to use those along with the primary telephone number for the program you are enrolled in to communicate with staff.

Involuntary Discharge or Termination of Services

Clients can always voluntarily terminate their services at the Center.  Because of the wide range of programs, there may be some differences in the kinds of rules, expectations, and other factors that can result in the Center terminating services with a client.  Those are included in each program’s enrollment processes, but in general, a client’s services will be terminated in the following conditions:

  • Client has mental health needs that are beyond the staff’s area of expertise. For example, the client requires a different level of treatment (e.g., inpatient or crisis intervention) or more specialized treatment (e.g., trauma or substance abuse) than available at the Center for Children.
  • Conflict of interest is identified after treatment begins.
  • Client fails to make adequate progress toward treatment goals or fails to comply with treatment recommendations.
  • Client fails to participate in services (e.g., non-compliance, no shows, or cancellations).
  • Lack of communication/contact from the client.
  • Client threatens violence toward staff or demonstrates other aggressive behavior toward staff, other clients, or guests of the Center.

Complaint Procedures

The Center for Children is committed to listening to service user and community member complaints and responding in a fair, timely and respectful manner. All complaints will be given due consideration without reprisal or discrimination. Language support for non-English speaking service users or community members will be provided.

  • All aspects of a complaint will be handled in confidence. However, if the complaint involves allegations of illegal or unethical behavior, information may need to be shared with external authorities.
  • To provide maximum support to the staff-client and community member relationship, the complaint resolution process begins with the involvement of the staff person who provided service, unless this is not in the best interests of the client or community member.
  1. Share your complaint with the person providing you services. If you feel reluctant to speak directly to the person providing service, you should ask to speak to the manager/director of the program you are enrolled in.
  2. The manager/director should arrange to meet with you at the earliest possible time, preferably within 5 business days. The person providing services will, in most cases, be asked to participate in this meeting.
  3. If the complaint is handled to the mutual satisfaction of the complainant (the client or community member) and the service provider, the complaint and resolution is documented on the Complaint Form and a copy is forwarded to the manager/director of the program you are enrolled in.
  4. If the person providing service or their manager/director are unable to resolve your complaint you may ask to speak with the Human Resources Manager. 
  5. The Human Resources Manager will call you to set up a time to discuss your complaint. Whenever possible, your service provider and the manager you have spoken with will also attend this meeting. Within two weeks of meeting the client or community member, the Human Resources Manager or her/his designee will send a letter to you outlining any agreement that was reached. If needed, the Human Resources Manager will consult with a member of the executive team.

The person(s) providing the service and those at the first level of authority will be kept informed throughout all attempts to resolve complaints except possibly in instances where there is an allegation of criminal or serious ethical breach of conduct by the Center personnel.

  • This notice is effective as of 1/1/2019
  • Karina Rodas, the Human Resources Manager, is the point of contact for Privacy-related issues.  She can be reached at 915-565-8361 or
  • We never market or sell personal information.

El Paso Center for Children


El Paso Center for Children

Derechos Del Cliente, Información Médica Protegida, Responsabilidades Del Cliente, Horas De Servicio, Discontinuidad de Servicios Involuntaria, Presentación De Quejas Y Consentimiento

Derechos Básicos y Expectativas

Cuando recibe servicios de El Paso Center for Children, tiene derecho a:

  • Recibir servicio de alta calidad.
  • Ser tratado con respeto y cortesía y estar libre de abuso, negligencia y explotación. Recibir servicio en oficinas que sean seguras, limpias y acogedoras.
  • Obtenga información y apoyo para ayudarlo a tomar decisiones para mejorar su situación.
  • Participar en todas las decisiones de servicio y solicitar una revisión de su cuidado, tratamiento y plan de servicio.
  • Ser atendido sin discriminación.
  • Recibir servicios de manera no coercitiva y que proteja su derecho a la autodeterminación.
  • Aplicación consistente de las reglas y expectativas del programa.
  • Recibir servicios que respeten y respondan a las diferencias culturales y lingüísticas.
  • Rechazar cualquier servicio o tratamiento, a menos que así lo exija la ley o una orden judicial (si corresponde) y recibir información sobre las consecuencias de dicha negativa, que pueden incluir discontinuación de servicios.
  • Adaptar nuestro programa / servicio, según sea apropiado y razonable, para adaptarse a las capacidades visuales, auditivas, lingüísticas y motoras.

Derechos específicamente relacionados con la información médica protegida (

Obtenga una copia electrónica o impresa de su registro médico.

  • Puede solicitar ver u obtener una copia electrónica o impresa de su registro médico y otra información médica que tengamos sobre usted. Pregúntanos cómo hacer esto.
  • Le proporcionaremos una copia o un resumen de su información de salud, generalmente dentro de los 30 días de su solicitud. Podemos cobrar una tarifa razonable basada en el costo.

Pídanos que corrijamos su registro médico: puede solicitarnos que corrijamos su información médica que considere incorrecta o incompleta. Pregúntanos cómo hacer esto. Podemos decir “no” a su solicitud, pero le informaremos el motivo por escrito dentro de los 60 días.

Solicitar comunicaciones confidenciales: puede solicitarnos que nos comuniquemos con usted de una manera específica (por ejemplo, el teléfono de su casa u oficina) o que le enviemos un correo a una dirección diferente. Diremos “sí” a todas las solicitudes razonables.

Pídanos limitar lo que usamos o compartimos: puede solicitarnos que no usemos o compartamos cierta información médica para tratamiento, pago o nuestras operaciones. No estamos obligados a aceptar su solicitud, y podemos decir “no” si eso afectaría su atención.

Obtenga una lista de aquellos con quienes compartimos información

  • Puede solicitar una lista (contable) de las veces que hemos compartido su información de salud durante los seis años anteriores a la fecha en que la solicitó, con quién la compartimos y por qué.
  • Incluiremos todas las divulgaciones, excepto las relacionadas con el tratamiento, la facturación a las fuentes de financiamiento y las operaciones de atención médica, y algunas otras divulgaciones (como las que usted nos solicitó). Le proporcionaremos una contabilidad al año de forma gratuita, pero le cobraremos una tarifa razonable basada en el costo si solicita otra dentro de los 12 meses.

Obtenga una copia de este aviso de privacidad: puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibir el aviso de manera electrónica. Le proporcionaremos una copia en papel de inmediato.

Elija a alguien para que actúe en su nombre: si le ha otorgado a alguien un poder médico o si es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información de salud. Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y de que pueda actuar por usted antes de tomar cualquier acción.

Presente una queja si considera que se han violado sus derechos de privacidad

  • Puede quejarse si cree que hemos violado sus derechos de privacidad comunicándose con el Gerente de Recursos Humanos – vea la información abajo.
  • Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos enviando una carta a 200 Independence Avenue, SW, Washington, DC 20201, llamando al 1-877-696-6775, o visitando /ocr/privacy/ hipaa/quejas/.
  • No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

Para cierta información médica, puede decirnos sus elecciones sobre lo que compartimos.

  • Si tiene una clara preferencia por cómo compartimos su información en las situaciones que se describen a continuación, hable con nosotros. Díganos qué quiere que hagamos y seguiremos sus instrucciones. En estos casos, tiene el derecho y la opción de decirnos que: Compartamos información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en su atención; Compartir información en una situación de alivio de desastres; Incluya su información en un directorio del hospital. Si no puede decirnos su preferencia, por ejemplo, si está inconsciente, podemos continuar y compartir su información si creemos que es lo mejor para usted. También podemos compartir su información cuando sea necesario para disminuir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.
  • La mayor parte del intercambio de notas de psicoterapia se realiza solo con su permiso por escrito.
  • Podemos comunicarnos con usted para recaudar fondos, pero puede decirnos que no nos comuniquemos con usted nuevamente.

¿Cómo usualmente usamos o compartimos su información de salud?

  • Podemos usar su información de salud y compartirla con otros profesionales que lo están tratando.
  • Podemos usar y compartir su información de salud para ejecutar nuestros programas, mejorar su atención y contactarlo cuando sea necesario.
  • Podemos usar y compartir su información de salud para facturar y recibir pagos de los planes de salud u otras entidades.
  • Estamos autorizados o obligados a compartir su información de otras maneras, generalmente de manera que contribuyan al bien público, como la salud pública y la investigación. Tenemos que cumplir muchas condiciones en la ley antes de poder compartir su información para estos fines. Para obtener más información, consulte:
    • Ayuda con temas de salud pública y seguridad, tales como: Prevención de enfermedades, Ayuda con el retiro de productos, Notificación de reacciones adversas a medicamentos, Notificación de sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica, Prevención o reducción de una amenaza grave para la salud o seguridad de cualquier persona, realización de investigaciones.
    • Compartiremos información sobre usted si las leyes estatales o federales lo requieren, incluso con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si desea ver que estamos cumpliendo con la ley federal de privacidad.
    • Responder a solicitudes de donación de órganos y tejidos de organizaciones de obtención de órganos.
    • Trabajar con un médico forense o director de funeraria cuando una persona muere.
    • Podemos usar o compartir información de salud sobre usted: a) Para reclamos de compensación para trabajadores, b) Para propósitos de cumplimiento de la ley o con un oficial de cumplimiento de la ley, c) Con agencias de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley, d) Para funciones gubernamentales especiales tales como militares, seguridad nacional y servicios de protección presidencial.
    • Podemos compartir información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación.

Nuestras Responsabilidades

  • La ley nos exige que mantengamos la privacidad y seguridad de su información médica protegida.
  • Le informaremos de inmediato si ocurre una violación que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su información.
  • Debemos cumplir con los deberes y las prácticas de privacidad que se describen en este aviso y entregarle una copia.
  • No usaremos ni compartiremos su información de manera diferente a la que se describe aquí, a menos que nos indique que podemos hacerlo por escrito. Si nos dice que podemos, puede cambiar de opinión en cualquier momento. Háganos saber por escrito si cambia de opinión.

Responsabilidades del cliente

Como cliente de El Paso Center for Children, usted tiene las siguientes responsabilidades. Esto es lo que te pedimos:

  • Tratar al personal y otras personas en El Paso Center for Children con cortesía y respeto
  • Informe a El Paso Center for Children 24 horas antes si no puede asistir a una cita.
  • Proporcionar información honesta, precisa y completa, de la mejor manera posible, para que los servicios que reciba se puedan adaptar para satisfacer sus necesidades.
  • Participar en la creación y revisión de su plan de tratamiento / servicio, si corresponde.
  • Háganos saber cualquier cambio en su situación de vivienda, dirección o número de teléfono.
  • Estar disponible para una llamada de seguimiento dentro de los 90 días posteriores a la finalización de los servicios para que podamos recibir sus comentarios sobre su bienestar y nuestros servicios.
  • Informe de inmediato al personal si tiene alguna inquietud o problema con el servicio que usted o sus hijos están recibiendo. Le recomendamos que se ponga en contacto con el supervisor del programa en el que está participando si tiene alguna inquietud que no se haya abordado de forma satisfactoria.


En general, se puede contactar al personal de El Paso Center for Children entre las 9:00 a.m. y el mediodía y entre las 1:00 p.m. y 5:00 p.m. Sin embargo, muchos miembros del personal brindan servicios de guardia y otros durante horas de operación no tradicionales. Las tarjetas de presentación tienen los números de teléfono móvil y las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo y le recomendamos que los use junto con el número de teléfono principal del programa en el que está inscrito para comunicarse con el personal.

Discontinuidad involuntaria o terminación de servicios

Los clientes siempre pueden terminar voluntariamente sus servicios en el Centro. Debido a la amplia gama de programas, puede haber algunas diferencias en los tipos de reglas, expectativas y otros factores que pueden hacer que el Centro finalice los servicios con un cliente. Se incluyen en los procesos de inscripción de cada programa, pero en general, los servicios de un cliente se terminarán en las siguientes condiciones:

  • El cliente tiene necesidades de salud mental que están más allá del área de experiencia del personal. Por ejemplo, el cliente requiere un nivel de tratamiento diferente (p. Ej., Intervención para pacientes hospitalizados o en crisis) o un tratamiento más especializado (p. Ej., Trauma o abuso de sustancias) que el disponible en El Paso Center for Children.
  • El conflicto de intereses se identifica después de que comience el tratamiento.
  • El cliente no logra un progreso adecuado hacia los objetivos del tratamiento o no cumple con las recomendaciones de tratamiento.
  • El cliente no participa en los servicios (por ejemplo, incumplimiento, no presentaciones o cancelaciones).
  • Falta de comunicación/contacto del cliente.
  • El cliente amenaza con la violencia hacia el personal o demuestra otro comportamiento agresivo hacia el personal, otros clientes o invitados del Centro.

Procedimientos de Quejas

El Paso Center for Children se compromete a escuchar las quejas de los usuarios del servicio y de los miembros de la comunidad y responder de manera justa, oportuna y respetuosa. Todas las quejas serán consideradas sin represalia o discriminación. Se proporcionará soporte de idioma para usuarios del servicio que no hablan inglés o miembros de la comunidad.

  • Todos los aspectos de una queja serán manejados de manera confidencial. Sin embargo, si la queja involucra alegatos de comportamiento ilegal o no ético, la información puede ser compartida con autoridades externas.
  • Para brindar el máximo apoyo a la relación personal-cliente y miembro de la comunidad, el proceso de resolución de quejas comienza con la participación de la persona del personal que brindó el servicio, a menos que esto no sea en el mejor interés del cliente o miembro de la comunidad.
  • Comparta su queja con la persona que le brinda los servicios. Si se siente reacio a hablar directamente con la persona que presta el servicio, debe solicitar hablar con el gerente / director del programa en el que está inscrito.
  • El gerente / director debe organizar una reunión con usted lo antes posible, preferiblemente dentro de los 5 días hábiles. En la mayoría de los casos, se pedirá a la persona que presta servicios que participe en esta reunión.
  • Si la queja se maneja para la satisfacción mutua del reclamante (el cliente o miembro de la comunidad) y el proveedor del servicio, la queja y la resolución se documentan en el Formulario de Quejas y se envía una copia al gerente / director del programa en el que está inscrito. en.
  • Si la persona que presta el servicio o su gerente / director no pueden resolver su queja, puede solicitar hablar con el Gerente de Recursos Humanos.
  • El Gerente de Recursos Humanos lo llamará para programar una hora para discutir su queja. Siempre que sea posible, su proveedor de servicios y el administrador con el que ha hablado también asistirán a esta reunión. Dentro de las dos semanas posteriores a la reunión con el cliente o miembro de la comunidad, el Gerente de Recursos Humanos o su representante le enviarán una carta en la que se describe el acuerdo alcanzado. Si es necesario, el Gerente de Recursos Humanos consultará con un miembro del equipo ejecutivo.
  • La persona (s) que presta el servicio y las personas en el primer nivel de autoridad se mantendrán informadas durante todos los intentos de resolver las quejas, excepto posiblemente en los casos en que exista una denuncia de infracción de conducta criminal o ética por parte del personal del Centro.

• Este aviso es efectivo a partir del 01/01/2019.

• Karina Rodas, la Gerente de Recursos Humanos, es el punto de contacto para asuntos relacionados con la privacidad. Puede comunicarse con ella al 915-565-8361 o

• Nunca comercializamos ni vendemos información personal.